رعایت نکاتی که در ادامه می‌گوییم به شما کمک می‌کند تا به بهترین سبک برنامه روزانه دست پیدا کنید:

۱. همه چیز را یادداشت کنید

با نوشتن کلیه کارهایی که در حوزه فردی و کاری به طور معمول در یک هفته انجام می‌دهید، شروع کنید. در این مرحله به فکر ساماندهی کارها نبوده و تا جای ممکن وظایف مختلف را لیست کنید. به یاد داشته باشید که کارهایی مثل شستن ظروف یا مرتب کردن لباس‌ها را که به‌طور متناوب انجام می‌دهید نیز یادداشت کنید.

۲. اولویت‌بندی کنید

بعد از مشخص کردن فهرست کارها، آن را مرور کرده و اولویت‌های روزانه را مشخص کنید. برای کمک به سازمان‌دهی بصری اولویت‌های خود از هایلایتر استفاده کنید. به‌عنوان مثال، نیازهای کاری روزانه مانند پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها را با رنگ آبی و خواسته‌های شخصی مانند کتاب‌خوانی یا بیرون رفتن با یک دوست برای صرف قهوه را با رنگ سبز مشخص کنید.

برای اولویت‌بندی کارها می‌توانید از ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید. همچنین نکات کتاب قورباغه ات را قورت بده نیز می‌تواند به ایجاد این اولویت‌بندی‌ها کمک کند    

۳. به دفعات انجام هر کار دقت کنید

لیست هایلایت شده خود را مرور کرده و تعداد مرتبه‌ای را که هر کاری باید انجام شود، مشخص کنید. این عدد را در کنار هر کار بنویسید. به‌عنوان مثال، یک “۷” در کنار “تهیه ناهار” بنویسید، چراکه هر روز این کار را انجام خواهید داد.

۴. کارهای مشابه را دسته بندی کنید

بررسی کنید که آیا کارهای مشابهی وجود دارند که با دسته‌بندی آن‌ها بتوان بازدهی را بیشتر کرد؟ برای مثال، اگر در لیست کارهای روزانه خود «شستن ظروف» و «تمیز کردن آشپزخانه» را دارید، با پشت هم انجام دادن این کارها، به میزان قابل‌توجهی در زمان صرفه‌جویی می‌شود. چراکه در یک قسمت از خانه انجام شده و نیاز به فراهم کردن چیزهای دیگری نیست.

۵. به هیچ وجه چند کار را به طور هم‌زمان انجام ندهید

انجام هم‌زمان چند کار با هم، نتیجه خوبی نخواهد داشت. مطالعات نشان می‌دهند که عملکرد شما زمانی که سعی می‌کنید دو کار را همزمان با هم انجام دهید، کاهش می‌یابد. با انجام کارها به این شکل نه‌تنها زمان بیشتری صرف می‌شود، بلکه درنهایت خطاهای بیشتری نیز مرتکب می‌شوید.